Come stimare gli incassi delle prossime 4 settimane con pochi KPI?

Vuoi sapere quanta cassa entra nelle prossime quattro settimane senza sommergerti di fogli e formule esoteriche? Si può fare con un approccio diretto “ricevute e pagamenti” e tre KPI ben tenuti. Il breve termine è il terreno ideale: le scadenze sono note, le promesse di pagamento hanno date ravvicinate e l’errore resta sotto controllo. Le migliori pratiche di tesoreria confermano che sul breve, il metodo diretto è quello più lineare e affidabile, accanto alle alternative basate su dati bancari o modelli statistici.

La logica, in sintesi

Parti dalle fatture che scadono nelle prossime settimane “ricevute e pagamenti”, stimane la quota che normalmente viene saldata alla scadenza, aggiungi le promesse con una data precisa ed uno storico affidabile, escludi gli arretrati oltre 30 giorni privi di data concordata o in contestazione. Questa è la spina dorsale delle previsioni a 4 settimane ed è perfettamente coerente con le prassi di tesoreria per il breve periodo.

I tre KPI che ti servono davvero

• Quota pagata alla scadenza (percentuale media osservata sul tuo portafoglio, aggiornata ogni mese).

• Arretrati oltre 30 giorni in valore e in numero di fatture, analizzati per singolo cliente: così individui dove si concentra davvero il rischio.

• Promesse di pagamento con data e tasso di rispetto (quante vengono onorate alla data concordata).

Per stimare gli incassi settimana per settimana ti bastano tre leve, usate in quest’ordine. Parti dalle fatture che scadono in quella settimana e applica la tua percentuale storica di puntualità, così ottieni quanto di norma, viene pagato alla data di scadenza (la tua base stimata alla scadenza). Poi aggiungi soltanto gli importi per cui hai una promessa con una data precisa dentro l’orizzonte considerato: un’email con giorno concordato, un bonifico programmato, un piano rateale con calendario definito. Tieni fuori gli arretrati più vecchi di trenta giorni che non hanno una data: senza una data certa non sono prevedibili.

Il risultato è una previsione snella, trasparente e soprattutto azionabile. Regola operativa chiave: se manca la data, il credito non entra in stima e apre un’azione specifica (ottenere una data, concordare un piano, aggiornare l’accordo). Appena la data esiste, l’importo rientra nella settimana corrispondente.

Ecco un esempio compatto

Nella seconda settimana scadono fatture per 120.000 euro. Con una puntualità storica del 60% puoi aspettarti 72.000 euro pagati alla scadenza. A questi sommi 35.000 euro di promesse con data fissata nella stessa settimana, se di norma vengono rispettate ed ignori i 20.000 euro che sono oltre i 30 giorni senza una data concordata. La stima degli incassi per la settimana 2 è quindi 107.000 euro.

Perché funziona e quando estenderlo

Nel breve termine disponi di tre informazioni solide: scadenze già fissate, promesse con una data ravvicinata e uno storico recente dei pagamenti. Questi elementi sono più che sufficienti per una stima affidabile, senza ricorrere a modelli complessi. Per questo i team di tesoreria usano approcci diretti: una proiezione “incassi e pagamenti” per i prossimi giorni o poche settimane e in parallelo, una vista settimanale su tredici settimane che copre circa un trimestre, con un buon equilibrio tra dettaglio e precisione. Le due viste si alimentano a vicenda: la prima guida le decisioni operative, la seconda garantisce copertura e controllo. È una pratica ampiamente raccomandata da associazioni professionali e diffusa nelle funzioni treasury.

Un chiarimento sul DSO (Days Sales Outstanding): è utilissimo per vedere il trend medio di incasso e confrontarsi nel tempo o con il settore, ma non è lo strumento giusto per stimare cosa entrerà nelle prossime quattro settimane. La stima di breve vive soprattutto di scadenze reali, aging dei crediti e promesse con data; il DSO resta sullo sfondo come indicatore di efficienza media, non come volante del calendario incassi.

Per far funzionare il metodo ogni settimana, serve disciplina leggera: aggiorni i tre KPI (quota pagata alla scadenza, arretrati oltre 30 giorni per cliente, promesse con data), ricalcoli la finestra mobile di quattro settimane e confronti stimato vs. incassato. Questa analisi degli scostamenti è il modo più semplice per migliorare l’accuratezza nel tempo e viene indicata come buona pratica nelle linee guida di tesoreria.

Conclusione

Prevedere gli incassi delle prossime quattro settimane non richiede modelli complessi: bastano scadenze reali, promesse con una data precisa e tre KPI curati (quota pagata alla scadenza, arretrati oltre 30 giorni per cliente, promesse e loro tasso di rispetto). Somma ciò che di solito viene saldato puntualmente, aggiungi le promesse credibili, escludi ciò che non ha una data concordata: ottieni una stima snella, trasparente e pronta per guidare le decisioni operative.

La forza di questo approccio sta nella sua settimanalità: aggiornare i dati, misurare gli scostamenti e ritarare le azioni (pagamento anticipato per chi ha arretrati gestibili; sospensione temporanea di nuovi lavori quando gli impegni non vengono rispettati) rende la cassa più prevedibile e riduce gli imprevisti.