Reminder di pagamento
Quando è il momento giusto per mandare un reminder di pagamento?
La gestione dei crediti commerciali è una delle sfide più importanti per ogni azienda. Saper inviare un reminder di pagamento al momento giusto fa la differenza: permette di ridurre il DSO, migliorare il cash flow e preservare la relazione con i clienti.
Il tempismo è tutto. Un sollecito inviato troppo tardi può bloccare la liquidità; uno inviato troppo presto rischia di compromettere il rapporto con il cliente. Le migliori pratiche internazionali e le soluzioni di accounts receivable automation dimostrano che un approccio strategico, basato sul comportamento del cliente e sulla scadenza della fattura, è la chiave per ottenere risultati concreti.
Questa guida ti aiuta a capire quando e come sollecitare il pagamento, senza danneggiare il rapporto commerciale.
Schema di invio consigliato
Ecco un approccio semplice ed efficace per gestire i reminder di pagamento:
Prima della scadenza (circa 5–7 giorni prima): invia un messaggio cordiale per ricordare al cliente che la fattura è in scadenza. È un’occasione per verificare che abbia ricevuto correttamente il documento e per prevenire ritardi dovuti a disguidi amministrativi. Secondo Assifact, nel primo trimestre 2025 i pagamenti puntuali in Italia sono scesi al 44,7%.
Il giorno della scadenza: invia un reminder neutro e diretto, magari includendo un link per il pagamento immediato. Questo aiuta a facilitare l’azione da parte del cliente.
3 giorni dopo la scadenza: se non è stato effettuato il pagamento, invia un sollecito più deciso ma comunque professionale. Offri supporto o verifica se ci sono motivi particolari per il ritardo.
Da 7 a 14 giorni dopo la scadenza: se non ci sono risposte o riscontri, è opportuno prevedere un’ulteriore comunicazione con toni più formali, eventualmente accompagnata da una telefonata o da un coinvolgimento dell’ufficio amministrativo. In questa fase si può anche proporre un piano di rientro.
Benchmark: secondo Chaser (2024), le aziende che inviano il primo reminder 7 giorni prima della scadenza riducono il DSO del 20% circa rispetto a chi sollecita solo la fattura scaduta.
Principi chiave
Un’efficace strategia di sollecito deve partire dalla segmentazione del rischio. I clienti storicamente puntuali possono ricevere un solo promemoria cortese poco prima della scadenza. Al contrario, quelli con uno storico di ritardi o mancati pagamenti richiedono un percorso strutturato, con più touchpoint pre e post scadenza.
Per rendere il processo più efficiente, è fondamentale integrare automazione e personalizzazione. Le piattaforme di accounts receivable automation, permettono di impostare workflow automatici arricchiti da campi dinamici (es. “Gentile [Nome]”). Questo approccio riduce fino al 60% il tempo operativo dedicato alla gestione dei crediti.
La multicanalità è un altro elemento chiave. L’email resta il canale più utilizzato per le comunicazioni B2B, con una preferenza dichiarata di oltre il 60% dei clienti (fonte: Emaketer), ma aggiungere una telefonata entro tre giorni dalla scadenza può aumentare significativamente la probabilità che il pagamento venga saldato nella settimana successiva. (1)
Per facilitare l’incasso, è utile includere un link di pagamento immediato, come un pulsante “Paga Ora” o un QR code integrato nell’email. Questo semplice accorgimento accelera i pagamenti fino al 25%.(2)
Infine, ogni interazione email, chiamata o messaggio dovrebbe essere registrata nel CRM o nel gestionale ERP. Questo garantisce tracciabilità legale e assicura che il team amministrativo e quello commerciale siano sempre allineati.
Errori da evitare
Inviare solleciti di pagamento a raffica, senza tenere conto del fuso orario o delle abitudini lavorative del cliente, può danneggiare seriamente la relazione commerciale. Utilizzare un tono minaccioso dopo appena 3 giorni dalla scadenza della fattura è spesso controproducente: può compromettere la customer retention e allontanare clienti che altrimenti sarebbero affidabili.
Inoltre, se l’esperienza di pagamento è poco intuitiva o complicata, il tasso di abbandono (drop-off) può aumentare fino al 20%.
Conclusione
Stabilire una strategia di reminder strutturata e coerente permette di incassare più rapidamente, ridurre i costi amministrativi e mantenere relazioni sane e professionali con i clienti. Il momento giusto per sollecitare un pagamento non è uno solo, ma una sequenza ben definita di comunicazioni calibrate sulla scadenza e sul comportamento del cliente. Automatizzare questi flussi con strumenti evoluti, integrando reminder proattivi e multicanale, consente di migliorare drasticamente la gestione del credito e garantire un cash flow stabile e prevedibile.
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L’intero flusso viene costruito in base al rischio del cliente ed al tipo di relazione, strutturando l’intero flusso: avvisi prima della scadenza, richiami puntuali in caso di ritardo, e solo in ultima istanza, comunicazioni più formali o legali. Ogni azione viene tracciata e analizzata per migliorare nel tempo i tassi di risposta e di incasso.
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