piano di rientro
Piano di rientro per pagare a rate: guida completa (con modello pronto)
Quando un cliente chiede di pagare a rate, l’obiettivo è preservare liquidità ed un buon rapporto commerciale senza aumentare il rischio. Un piano di rientro ben scritto è uno strumento di gestione: fissa una certezza su importi e scadenze, definisce modalità di incasso (meglio se automatizzabili), chiarisce il regime degli interessi e disciplina cosa accade se una rata non arriva. La forma fa la differenza: riconoscimento del debito, clausola di decadenza dal beneficio del termine, prova di accettazione (firma e PEC) e archiviazione ordinata. In questa guida trovi un modello essenziale e indicazioni operative per applicarlo con rigore, riducendo tempi, contenziosi e lavoro amministrativo.
Che cos’è e a cosa serve
Il piano di rientro è un accordo scritto con cui un debitore salda un debito pregresso in più rate e il creditore rientra in modo ordinato, limitando contestazioni e tempi morti. Non è una “promessa di massima”: è un piccolo contratto con regole chiare su importi, scadenze, interessi, conseguenze dell’inadempimento e prove documentali. L’obiettivo è duplice: certezza giuridica (regole chiare che “reggono” in caso di contenzioso) e certezza operativa (incassi e controlli che funzionano senza rincorse manuali).
Quadro normativo essenziale
Nel diritto italiano, la ricognizione scritta del debito interrompe la prescrizione: conviene quindi aprire il piano ribadendo importo e titolo del credito. La decadenza dal beneficio del termine consente di chiedere subito tutto il residuo se salta anche una sola rata, purché la clausola sia pattuita in modo espresso e approvata con consenso specifico. Nelle transazioni commerciali si applicano gli interessi moratori previsti dal decreto sui ritardi di pagamento: sono separati dai tassi “legali” e seguono un criterio oggettivo (tasso di riferimento più una maggiorazione). Per l’incasso ricorrente è utile il SEPA Direct Debit B2B, una volta autorizzato e decorso il termine tecnico, il pagamento non è riaccreditabile per semplice ripensamento.
Struttura di un piano di rientro “serio”
Ricognizione del debito: Metti in apertura l’importo dovuto (IVA inclusa), richiama le fatture o il contratto da cui nasce il credito e specifica che il debito è certo, liquido ed esigibile. Questo “cristallizza” l’obbligazione e toglie spazio a contestazioni sulla misura adottata.
Calendario delle rate: Indica quante rate, l’importo di ciascuna e le date precise di scadenza. Evita formule vaghe come “fine mese”, scegli un giorno del calendario. Se vuoi, prevedi una tolleranza breve in giorni lavorativi, oltre quel termine la rata è considerata omessa.
Modalità di incasso: Scrivi dove devono arrivare i pagamenti (IBAN), come vanno identificati (causale) e se usi strumenti automatici. Il mandato SEPA Direct Debit B2B o un link di pagamento ricorrente riducono i “dimenticati” e rendono più prevedibili gli incassi. Se preferisci bonifici programmati, specifica che la prova di pagamento è l’accredito in conto.
Interessi: Dichiara con chiarezza se applichi interessi legali o interessi moratori delle transazioni commerciali. Indica la decorrenza (dal giorno successivo alla scadenza della rata) e la formula di calcolo basata su capitale, tasso e giorni. In questo modo non nasceranno discussioni su arrotondamenti o periodi.
Decadenza dal beneficio del termine: Scrivi in modo esplicito che il mancato pagamento anche di una sola rata alla scadenza fa decadere dal beneficio del termine e rende immediatamente esigibile il residuo. È la clausola che rende il piano efficace, in assenza di quest'ultimo rischi mesi di attesa aggiuntiva.
Costi di recupero e maggior danno: Prevedi l’indennizzo fisso per i costi di recupero previsto dalla normativa sui ritardi di pagamento e la possibilità di chiedere il maggior danno documentato (spese legali, oneri finanziari, costi amministrativi).
Garanzie (quando servono): Se il profilo di rischio è medio-alto, chiedi una garanzia: fideiussione “a prima richiesta”, deposito cauzionale o coobbligazione. La garanzia deve essere allegata al piano e coerente con importi e durata.
Forma e prova: Richiedi firma autografa o firma elettronica avanzata/qualificata con marcatura temporale. Invia e ricevi il documento tramite PEC, così ottieni data certa e tracciabilità. Conserva il piano, gli allegati e log dei passaggi in un archivio digitale a norma, con permessi di accesso limitati.
Procedura operativa: prima, durante, dopo
Prima della firma
Concorda gli importi con il cliente: le somme del piano devono coincidere con la contabilità di entrambe le parti. Valuta la sostenibilità delle rate, un piano troppo aggressivo porta facilmente a nuove inadempienze. Se emergono criticità, inserisci garanzie o riduci l’importo di ciascuna rata allungando la durata.
Al momento della firma
Usa un testo completo con i consensi specifici per le clausole “forti” (decadenza, penali, interessi moratori). Se utilizzi una firma in modalità digitale, preimposta un percorso che raccolga in un’unica sessione il piano di rientro, eventuale mandato SDD e garanzie, così eviti documenti monchi.
Dopo la firma
Inserisci lo scadenziario nel gestionale, attiva promemoria automatici prima della scadenza e una messa in mora standard il giorno successivo in caso di mancato accredito. Se hai previsto una breve finestra di regolarizzazione, indicala nella comunicazione. In caso di mancato pagamento della rata e decadenza, emetti un prospetto del residuo con interessi calcolati e procedi secondo quanto pattuito (sollecito, sospensione del servizio, azione giudiziale).
Gestione dei casi particolari
Mancato pagamento di una rata, cosa accade il giorno dopo? Se il pagamento non arriva entro la tolleranza prevista, scatta la decadenza, l’intero residuo diventa esigibile e maturano gli interessi sulla somma complessiva. Invia subito una diffida via PEC con il dettaglio del dovuto e il riferimento alla clausola. Se la relazione commerciale lo consiglia, puoi concedere una finestra di regolarizzazione una tantum: specificala in modo espresso, senza rinunciare ai diritti maturati.
Proroga o rinegoziazione: Se il debitore dimostra di poter pagare con un calendario diverso, valuta una modifica formale del piano. Non limitarti a uno scambio di email: firma un atto integrativo con nuove scadenze, eventuale aggiornamento dagli interessi e se servono, garanzie aggiuntive. Anche l’atto integrativo va scambiato via PEC o firmato digitalmente.
Estinzione anticipata: È utile inserire una clausola che consenta al debitore di chiudere il residuo in anticipo senza penali, con il solo ricalcolo degli interessi maturati fino alla data di saldo. Accelera l’incasso e chiude la pratica senza discussioni.
Pagamenti da terzi: Capita che il debitore chieda a una società collegata o a un familiare di versare l'importo dovuto per suo conto. Autorizza espressamente l’accredito da conti di terzi, precisando che il pagamento si considera liberatorio solo se arriva con la causale corretta e sul conto indicato nel piano. Così eviti contestazioni su “pagamenti non trovati”.
Errori ricorrenti (e come evitarli)
Gli errori più costosi sono sempre gli stessi. Le scadenze vaghe generano discussioni infinite, la formula “fine mese” sembra comoda ma crea problemi in presenza di festivi o chiusure bancarie. La mancanza del tasso o di una formula di calcolo lascia campo a interpretazioni divergenti e fa perdere tempo su arrotondamenti. Senza la clausola di decadenza, il piano perde il suo potere deterrente, se salta una rata, non puoi chiedere subito tutto il residuo. Anche la prova è sottovalutata: un PDF senza firma o una semplice email non bastano per confermare data certa e opponibilità, mentre PEC e firma elettronica rendono il documento robusto. Infine, molti piani falliscono perché le rate sono irrealistiche, meglio aggiungere due mesi ma riuscire a ricevere davvero i pagamenti.
Domande frequenti
Posso prevedere una breve tolleranza sulle scadenze?
Sì, purché sia definita in giorni lavorativi e collegata a una conseguenza chiara. Trascorsa la tolleranza senza accredito, la rata è considerata omessa e si applicano interessi e clausola di decadenza.
Meglio interessi legali o moratori?
Nelle relazioni tra imprese funziona meglio il tasso moratorio delle transazioni commerciali, perché è oggettivo e normalmente più dissuasivo. Se lavori con clienti non commerciali, valuta il tasso legale o un tasso convenzionale espresso in modo trasparente.
Serve davvero la clausola di decadenza?
È la leva che rende subito esigibile il residuo. In assenza di quest'ultima, rischi nuove trattative a ogni rata saltata. Inseriscila in modo chiaro e raccogli un consenso specifico separato.
Come riduco i “pagamenti dimenticati”?
E' semplice puoi farlo togliendo il più possibile il fattore umano, attiva l’addebito diretto SEPA B2B (oppure bonifici programmati) e affianca promemoria automatici che partono tre giorni prima e il giorno della scadenza, con link di pagamento già compilato. Se il saldo non arriva, invia il giorno successivo una messa in mora standard e aggiorna in automatico interessi e residuo, meno passaggi manuali, meno ritardi.
Conclusione
Il piano di rientro non è una concessione estemporanea, è uno strumento di governo della liquidità. Funziona quando i fondamentali sono chiari e verificabili, importi corretti, scadenze certe, incasso automatizzabile, interessi esplicitati, clausola di decadenza efficace e prova d’accettazione solida. Il resto è una questione di disciplina operativa: registra le scadenza nel calendario, crea dei promemoria puntuali, realizza una messa in mora tempestiva ed un archiviazione ordinata.
Adottalo come modello standard, non come eccezione. Personalizza le soglie al tuo settore, usa garanzie quando il profilo di rischio lo richiede e rivedi trimestralmente tassi e procedure. Meno trattative “caso per caso”, più prevedibilità di cassa e meno contenziosi: è così che un accordo rateale diventa valore, non perdita di tempo.
Ecco come LIA ti può aiutare
Con LIA imposti in pochi passaggi un piano di rientro completo, definisci importo, calendario, interessi e clausola di decadenza e ottieni il testo pronto per la firma. Lo invii per firma elettronica e via PEC garantendo tracciabilità ed una data certa; colleghi subito l’incasso tramite link di pagamento o bonifico istantaneo, con verifica IBAN e causale precompilata. Tutti i documenti come il piano firmato, mandato SDD, eventuali garanzie e ricevute PEC, restano ordinati in un unico fascicolo digitale.
Dall’esecuzione alla vigilanza, LIA fa rispettare quello che hai scritto: promemoria prima della scadenza, il giorno dopo, una settimana dopo, due settimane dopo e un mese dopo, se la rata non arriva, invia la diffida via PEC, applica la decadenza e aggiorna il residuo con gli interessi. Vedi in tempo reale chi ha pagato alla scadenza, entro una settimana, entro due settimane o oltre un mese; gli incassi si riconciliano alle rate e la contabilità si aggiorna senza doppi passaggi. Se devi passare alle vie legali puoi scaricare con un clic il dossier completo, pronto per il tuo avvocato.