Pagare (e farsi pagare) bene nel Food & Beverage

Quando vendi alimenti e bevande, la differenza non sta solo nella qualità del prodotto: la fanno anche le modalità di incasso e la capacità di mantenere ottimi rapporti con i clienti. In questa guida vai dritto al punto: scoprirai quali termini di pagamento chiedere a grande distribuzione, grossisti e ristorazione; perché la legge ti tutela (30 giorni per il fresco, 60 per il secco); e come trasformare poche regole semplici in pagamenti puntuali, senza litigi.

Troverai solo passaggi pratici da applicare subito. Vedrai come collegare la scadenza alla consegna accettata per evitare blocchi; come usare piccoli incentivi per chi paga prima; come inserire una clausola breve e leggibile e come organizzare i documenti di consegna per sbloccare i flussi. Troverai anche esempi di frasi utili per parlare con grande distribuzione, grossisti e Ho.Re.Ca., insieme a micro-template di promemoria e due conti rapidi da usare in trattativa.

Se vuoi incassare nei tempi senza rovinare la relazione, sei nel posto giusto: scorri e fai tuoi i passaggi chiave, dal “perché” al “come”, con indicazioni che funzionano davvero sul campo.

La regola base (semplice e non negoziabile)

Nella filiera agro-alimentare europea i tempi massimi sono 30 giorni di calendario per i prodotti deperibili e 60 giorni per i non deperibili. Non è una consuetudine: è una legge, stabilita dall’Unione europea e resa operativa in Italia dal 15 dicembre 2021 con il decreto sulle pratiche sleali nella filiera. Se il cliente paga oltre la scadenza, gli interessi decorrono automaticamente dal giorno successivo, non serve alcuna diffida. Questi sono i paletti minimi da cui partire in ogni trattativa. 1

Per orientarti sugli interessi: il Ministero dell’Economia aggiorna due volte l’anno il tasso di base per il calcolo della mora tra imprese. Nel 1º semestre 2025 era 3,15%; nel 2º semestre 2025 è 2,15%. A questo valore si aggiungono 8 punti percentuali previsti dalla legge. Significa che da luglio a dicembre 2025 la mora annua è 10,15%. Sono dati ufficiali pubblicati in Gazzetta Ufficiale. 2

Il comportamento reale del mercato (per non farti illusioni)

Negli ultimi trimestri, in Italia i tempi medi di pagamento si attestano attorno a 65–67 giorni, mentre i pagamenti puntuali oscillano tra il 44% e il 45%. Nel Food & Beverage la puntualità è inferiore alla media nazionale e nell’Ho.Re.Ca. alcune sotto-categorie scendono ulteriormente, nei ristoranti e catering i pagatori puntuali sono intorno al 19%, bar e paninoteche poco sopra il 18%. Questi numeri non servono per accusare qualcuno, ma per impostare processi semplici che aiutino entrambe le parti a rispettare le scadenze. 3

La Commissione europea, in una relazione del 2024 sull’applicazione della normativa, ha ribadito che il rispetto dei limiti 30/60 giorni serve a riequilibrare la filiera e a ridurre i ritardi strutturali.

Come fissare la scadenza senza irrigidire i rapporti

Quando proponi i termini, spiega perché li chiedi così. Indicare “30/60 giorni di calendario dalla consegna accettata” non è rigidità: è il modo più semplice per evitare discussioni su merce non riconosciuta o su consegne contestate. Collega sempre la scadenza alla prova di ricezione: è chiaro, trasparente ed allinea gli interessi, perché si paga quando la consegna è andata a buon fine. La base giuridica europea e il decreto italiano rendono questa richiesta credibile senza alzare i toni.

Dove si recuperano davvero giorni: documenti e consegna “a prova di blocco”

Molti ritardi non nascono da problemi finanziari ma da fatture non pagabili perché mancano informazioni o i documenti non combaciano. Per ogni ordine verifica che:

• l’ordine inviato e confermato sia coerente;

• il preavviso di spedizione descriva ciò che parte davvero (quantità, lotti, scadenze, pesi);

• la fattura riporti gli stessi riferimenti dell’ordine e della consegna;

• l’etichetta del collo o del pallet abbia un codice univoco leggibile;

• la prova di consegna sia completa (data, ora, nominativo e, quando serve, foto del pallet).

Questi standard, diffusi nella filiera e supportati da soluzioni facilmente accessibili anche senza grandi sistemi, sono la chiave per far passare le fatture senza blocchi amministrativi. 4

Cosa chiedere ai diversi canali (in modo chiaro e ragionevole)

Per la Grande distribuzione. Punta a 60 giorni reali per secco e surgelato e a 30 giorni per il fresco, sempre dalla consegna accettata. Se utile, proponi piccoli sconti per pagamenti anticipati o la possibilità di anticipare le fatture già approvate tramite banca o piattaforma: tu incassi prima e loro non devono cambiare l’organizzazione interna.

Con i grossisti proponi 30–45 giorni, salendo a 60 solo per linee a rotazione lenta e solo se il flusso di documenti funziona senza intoppi ed è stabile. 5

Con bar, ristoranti e catene resta su 30–45 giorni; nelle stagioni di picco concorda acconti o addebiti automatici su forniture ricorrenti, così eviti accumuli e discussioni a fine mese. I dati di puntualità del comparto spiegano bene perché questa organizzazione aiuta tutti. 6

Le leve “win-win” che tengono salda la relazione

Uno sconto per pagamento anticipato funziona perché è semplice: chi compra paga prima ed ottiene un piccolo vantaggio economico; tu riduci i giorni di incasso senza conflitti. La letteratura internazionale su finanza di filiera e pagamenti B2B tratta da anni questi programmi (insieme al cosiddetto “anticipo su fatture approvate”, di cui un terzo anticipa il pagamento al fornitore non appena il cliente valida la fattura). Sono strumenti standard, dove il loro utilizzo è cresciuto molto nell’ultimo quinquennio e sono consigliati proprio per stabilizzare la relazione lungo la catena di fornitura.

Se il cliente preferisce mantenere la propria scadenza contabile, proponi l’anticipo delle fatture approvate presso un intermediario: tu incassi subito, il cliente paga alla data concordata. Sono soluzioni ormai standard nella relazione tra imprese e aiutano a stabilizzare la filiera.

Interessi: usarli per educare, non per litigare

Gli interessi di ritardo decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza. Nel 2º semestre 2025 il tasso base è 2,15%; aggiungendo gli 8 punti previsti dalla legge, la mora annua è 10,15%. Se una fattura da 10.000 € ritarda 30 giorni, gli interessi sono circa 83,56 €. Questo dato non serve per “fare cassa”, ma per ribadire che l’obiettivo è evitare il ritardo, mettendo in ordine i passaggi operativi e fissando regole semplici. 7

Due frasi che aiutano davvero la trattativa

“Fissiamo 60 giorni reali dalla consegna accettata (e 30 sul fresco). Così evitiamo blocchi e scambi infiniti di mail. Se vi è comodo, possiamo prevedere un pagamento anticipato con un piccolo sconto, oppure l’anticipo su fatture già approvate: non cambia nulla per la vostra amministrazione e noi incassiamo prima.”

“Chiediamo solo di mettere in fila i documenti: ordine coerente, preavviso di spedizione che rispecchi la merce, fattura con gli stessi riferimenti, etichetta del collo leggibile e prova di consegna chiara. Così la fattura è pagabile subito e non dobbiamo rincorrerci.”

Conclusione

Incassare nei tempi, nel Food & Beverage, non è una battaglia, è un metodo. Parti da regole semplici (30 giorni sul fresco, 60 sul secco), aggancia la scadenza alla consegna accettata, metti in ordine i documenti e usa leve che aiutano anche il cliente, un piccolo sconto per chi paga prima o l’anticipo sulle fatture già approvate. In questo modo riduci davvero i giorni di incasso e soprattutto, mantieni relazioni sane e durature con grande distribuzione, grossisti e ristorazione.

Se vuoi trasformare queste pratiche in risultati misurabili, comincia da qui: rivedi una clausola di pagamento, prepara un promemoria “gentile” prima della scadenza e verifica che ogni consegna abbia una prova chiara e riferimenti corretti. In poco tempo vedrai meno blocchi, meno mail infinite e più pagamenti puntuali. Pagare (e farsi pagare) bene è un lavoro di squadra: con regole chiare e processi puliti, vincono tutti.