lettera di messa in mora
La lettera di messa in mora deve essere firmata da un avvocato ?
Se vendi a imprese, lo sai già: il problema raramente è “scrivere più solleciti”. Il problema è arrivare a fine mese e scoprire che alcuni clienti pagano tardi o non rispondono. I motivi sono sempre quelli: l’ordine “non si trova”, la PEC non viene letta, il portale fornitori chiede l’ennesimo allegato, chi deve approvare è in ferie, la fattura è “in contabilità” da settimane, le promesse di pagamento saltano all’ultimo e nel frattempo, tu rinvii acquisti e stipendi perché la cassa non può aspettare.
In questi casi la messa in mora non è una minaccia, è un punto fermo. Serve a dire con chiarezza “ecco cosa dovete pagare, entro quando e cosa succede se non lo fate”, lasciando tracce ordinate (invio, ricezione, documenti allegati) e mettendoti nella posizione giusta se dovrai passare al decreto ingiuntivo. È uno strumento semplice, ma va usato bene: parole chiare, firma, prova di consegna (PEC o raccomandata), termini realistici e, quando conviene, supporto del legale per dare più autorevolezza.
La domanda che molti fornitori ci fanno è sempre la stessa: “deve firmarla per forza un avvocato?” La risposta è no, la legge non lo impone. La messa in mora è valida se è scritta, firmata da chi la invia e ricevuta dal debitore. Coinvolgere un avvocato resta una scelta utile nei casi delicati (crediti importanti, contestazioni, clienti difficili) ma non è un obbligo.
Nelle prossime sezioni trovi, in parole semplici, tutto quello che ti serve per farla bene: quando inviarla, cosa scrivere, come spedirla (PEC o raccomandata A/R), come calcolare gli interessi di mora nelle forniture tra imprese e quando coinvolgere il legale. C’è anche un modello pronto da adattare al tuo caso.
Perché la messa in mora conta così tanto (in pratica)
La messa in mora segna il passaggio dai semplici solleciti al recupero crediti stragiudiziale vero e proprio. Da quel giorno cambiano tre cose, molto concrete:
Si interrompe la prescrizione del credito: il termine si azzera e ricomincia a decorrere da capo.
Scattano gli interessi di mora: quelli previsti dal Codice civile e nei rapporti B2B, anche quelli automatici del d.lgs. 231/2002 dal giorno successivo alla scadenza.
Il rischio passa al debitore: se poi l’adempimento diventa impossibile, la responsabilità ricade su di lui (salvo eccezioni particolari).
Sono effetti riconosciuti dalla prassi e riassunti chiaramente anche nei principali repertori giuridici. 1
Chi può firmarla (e cosa ha detto la Cassazione)
Può firmare:
il creditore (titolare o legale rappresentante dell’azienda);
un mandatario autorizzato (basta che l’incarico sia dimostrabile);
l’avvocato incaricato.
Che cosa ha detto la Cassazione.
Con la sentenza 2965/2017 la Cassazione ha chiarito che l’interruzione della prescrizione opera anche se la lettera è sottoscritta solo dal difensore: non serve allegare subito una “procura formale”, purché il potere di rappresentanza si possa desumere dai fatti (incarico, corrispondenza, circostanze del caso). Tradotto: la firma dell’avvocato non è obbligatoria, ma è pienamente idonea e spesso utile per autorevolezza e precisione.
Attenzione alla sottoscrizione (sempre).
Una messa in mora senza firma non funziona, la Cassazione, ord. 2335/2024, ha ribadito che l’atto privo di sottoscrizione non interrompe la prescrizione e non produce gli effetti voluti. Quindi: prestate sempre attenzione alla firma e che a firmare sia il creditore, il rappresentante o il legale.
In pratica.
Se la firmi tu (o il tuo amministratore) va bene. Se la firma l’avvocato, va bene uguale e di solito pesa di più sul destinatario. L’importante è che la firma ci sia, che il mittente sia identificabile e che l’invio avvenga con prova di ricezione (PEC o raccomandata A/R). 2
Contenuti minimi che una lettera di messa in mora deve avere
Una messa in mora “a prova di eccezioni” è chiara, completa e facile da verificare. Scrivila così, in modo semplice.
Chi scrive e a chi? Metti i dati completi di creditore e debitore: ragione sociale, sede, P. IVA/C.F. e contatti. Esempio: “Alfa Srl (P.IVA …), Via …, scrive a Beta Spa (P.IVA …), Via …”
Che cosa chiedi? Indica l’importo dovuto, gli estremi delle fatture/contratto e le relative scadenze. Esempio: “Sono scadute le fatture n. 123 e 124 del …, per complessivi € …”.
Perché è dovuto. Richiama in una riga la prestazione eseguita: consegna effettuata, servizio svolto, ordine accettato. Esempio: “Merce consegnata il … come da ordine n. …” oppure “Intervento tecnico eseguito il …”.
Termine per adempiere? Dai un termine certo (di solito 10–15 giorni di calendario) con data esplicita. Esempio: “Vi invitiamo a saldare entro il 15/10/2025”.
Avvertenze: Spiega in modo sobrio cosa accade se non pagano, interessi di mora, spese e possibilità di azione legale (es. decreto ingiuntivo). Esempio: “Decorso il termine matureranno gli interessi e valuteremo le azioni di tutela”.
Come pagare e con chi parlare: Inserisci IBAN e causale già pronta; indica un referente con telefono/email per concordare un piano con date se necessario.
Esempio: “IBAN … – Causale: Fatt. 123-124. Referente amministrativo: Mario Rossi, 333…”.
Canale di invio: preferisci PEC o raccomandata A/R. La PEC fornisce ricevute di invio e consegna con valore legale e rende opponibili data e ora; la raccomandata A/R resta un’ottima alternativa se la controparte non usa la PEC. 3
Interessi moratori nel B2B: cosa prevede il d.lgs. 231/2002
Nel commercio tra imprese (e verso PA) il d.lgs. 231/2002 stabilisce che gli interessi di mora decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, anche senza messa in mora. Il tasso è ancorato al tasso BCE con una maggiorazione fissa (8 punti), aggiornato ogni semestre. In concreto: la messa in mora resta utilissima come prova e per incanalare la pratica, ma gli interessi partono già “di diritto”.
Messa in mora ≠ diffida ad adempiere (quando serve l’una o l’altra)
Messa in mora e diffida ad adempiere non sono la stessa cosa. La messa in mora (art. 1219 c.c.) è l’intimazione a pagare o adempiere: fissa una data certa, interrompe la prescrizione e mette ordine alla pratica senza chiudere il rapporto. La diffida ad adempiere (art. 1454 c.c.) è l’ultima chiamata: concede un termine non inferiore a 15 giorni e se non c’è adempimento, risolve il contratto di diritto.
Come scegliere: se vuoi incassare e proseguire, parti dalla messa in mora dopo i solleciti; se vuoi uscire dal contratto in mancanza di rientro, usa la diffida. In entrambi i casi scrivi, importi e riferimenti, perché è dovuto, un termine espresso con data di calendario, le conseguenze e i recapiti per un eventuale piano con date. Spedisci con PEC o raccomandata A/R e conserva ricevute e allegati.
Tieni a mente la cornice: nel B2B gli interessi di mora decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza (d.lgs. 231/2002). Valuta sempre proporzione e contestazioni reali, se serve, affianca sospensione mirata delle nuove forniture o garanzie. Il percorso tipico resta: solleciti → messa in mora → (se l’inadempimento è serio) diffida → eventuale azione. 4
Quando ha senso coinvolgere l’avvocato (anche se non è obbligatorio)
Parliamoci chiaro: chiama l’avvocato quando il credito è significativo, quando ci sono contestazioni vere (vizi, penali, compensazioni) o quando pensi di chiedere un decreto ingiuntivo. In questi casi la firma su carta intestata dà più peso, riduce il rischio di errori formali e mette la pratica in ordine con allegati e prove già pronti per un eventuale giudizio.
Nei casi semplici e ripetitivi puoi gestire in azienda, la legge non impone il legale per inviare solleciti o una messa in mora. Ai fini dell’interruzione della prescrizione non serve una procura “speciale”, è sufficiente poter tracciare l’incarico e chi ha firmato per te.
Regola pratica: definisci una soglia economica e alcuni casi-tipo in cui coinvolgere il legale, per tutto il resto usa modelli interni chiari (messa in mora con data, importi, riferimenti e canale che fa prova). Così usufruisci a pieno dei servizi dell’avvocato per utilizzarli dove fanno realmente la differenza e mantieni rapido il lavoro quotidiano. 5
Un flusso operativo semplice per le PMI (credit management “snello”)
Molte aziende riducono gli arretrati standardizzando pochi passaggi, senza “progetti IT” pesanti:
Sollecito pre-scadenza: promemoria cordiale, con riepilogo importo e modalità di pagamento.
Sollecito il giorno dopo la scadenza: breve, con invito a saldare o segnalare problemi.
Sollecito a una settimana dalla scadenza: tono più fermo, proposta di piano di rientro se servisse.
Messa in mora: formale, firmata e inviata via PEC/raccomandata A/R, con termine certo e avvertenze su interessi e azioni successive.
Giudiziale (se necessario): decreto ingiuntivo e misure cautelari quando ci sono i presupposti. Questo approccio unisce ordine e prove (tracci l’intera storia) e funziona anche con gli strumenti che già usi (gestionale, PEC aziendale, cartella condivisa per allegati).
Esempio di messa in mora (modello essenziale)
Oggetto: Messa in mora per fattura n. … del …
Spett.le [Debitore],
Con la presente vi invitiamo al pagamento di € … relativi alla fattura n. … del …, scaduta in data …. Il credito deriva da [consegna/servizio] regolarmente eseguito in data … (allego ordine, conferma, prova di consegna/rapportino).
Vi invitiamo ad adempiere entro quindici giorni dal ricevimento. Decorso il termine, matureranno gli interessi moratori e ci riserviamo di procedere al decreto ingiuntivo per il recupero integrale, spese comprese.
Per concordare un piano di rientro contattateci a ….
[Firma leggibile e qualifica]
[Allegati: contratto/ordine, DDT/prova servizio, estratto conto, copia fattura]
Ecco alcuni dubbi ricorrenti
La PEC “vale come firma”? La PEC certifica mittente, contenuto e consegna (date e orari opponibili a terzi). La validità della firma riguarda il documento allegato: deve essere sottoscritto (firma autografa scansionata o firma digitale, a seconda delle tue prassi). L’importante è poter provare chi l’ha sottoscritta e quando è stata ricevuta.
Posso inviare la messa in mora via e-mail normale? Meglio di no: l’email semplice non assicura prova solida di invio e ricezione. Se la controparte non ha PEC, usa la raccomandata A/R.
Gli interessi moratori nel B2B partono solo con la messa in mora? No. Nel B2B il d.lgs. 231/2002 fa decorre automaticamente gli interessi dal giorno successivo alla scadenza. La messa in mora resta utile per interrompere la prescrizione e per “mettere in fila” la documentazione.
Quanto devono durare i termini che concedo? Per la messa in mora scegli un termine congruo (dieci–quindici giorni sono usuali). Se invece vuoi risolvere il contratto, allora serve la diffida ad adempiere e il termine minimo è quindici giorni, salvo diversa pattuizione.
Checklist rapida prima dell’invio
Ecco una versione compatta e “operativa”. L’obiettivo è mettere il destinatario nelle condizioni di pagare subito e se servirà andare oltre, avere la pratica già in ordine.
Documento firmato e su carta intestata. Usa l’intestazione aziendale completa (logo, dati) e una firma leggibile con nome e ruolo. Se firma un incaricato, conserva una traccia dell’incarico (email interna o delega) per dare solidità alla comunicazione.
Importo, estremi fatture/contratto e scadenze indicati con precisione. Scrivi l’importo esatto, i numeri e le date delle fatture o del contratto e la scadenza già decorso. Evita discrepanze: lo stesso importo deve comparire ovunque (testo, allegati, IBAN/causale).
Allegati che provano la fornitura/servizio (ordine, conferma, prova di consegna). Allega gli essenziali (ordine/contratto, conferma, DDT o rapportino/SAL con date e riscontro) in PDF leggibili, nominati in modo chiaro e richiamali nel testo (“si veda Allegato 1…”). Così il destinatario può chiudere senza chiederti altro.
Termine per adempiere e avvertenze su interessi e passaggio al giudiziale. Indica una data di calendario per il pagamento (non formule vaghe) e con tono sobrio, chiarisci che decorso il termine maturano gli interessi e valuterai le tutele legali. La chiarezza riduce discussioni e accelera le decisioni.
Invio via PEC (o raccomandata A/R) e archiviazione delle ricevute. La PEC è preferibile perché fornisce ricevute di invio e consegna con data/ora; in alternativa usa la raccomandata A/R. Archivia sempre nella pratica lettera, allegati e ricevute: se la posizione non si chiude, hai già le prove in ordine.
Conclusione “operativa”
La messa in mora non “nasce” dalla firma dell’avvocato, conta che il documento sia sottoscritto, completo nei contenuti e con prova certa di ricezione (PEC o A/R). Il legale è prezioso nei casi complessi o di alto valore, perché aumenta l’autorevolezza e riduce errori.
Per il resto, segui un percorso standard: prima i solleciti, poi — se non basta — la messa in mora; se ancora non si sblocca, valuti il decreto ingiuntivo. Nel frattempo calcola gli interessi di mora secondo legge e archivia tutte le evidenze (lettere, allegati, ricevute). Così trasformi un problema di incasso in un processo prevedibile e tracciabile.