Incasso più veloce: reminder interni o agenzia di recupero crediti?

Se ti chiedi “in quanto tempo incasso con un’agenzia rispetto ai reminder interni?”, la risposta, senza fronzoli, è questa: sulle fatture “giovani” (entro 60 giorni dalla scadenza) una regia di solleciti interni ben fatta fa arrivare i soldi prima. Il quadro italiano lo conferma: l’incasso medio si aggira intorno ai 67 giorni e non tutte le imprese pagano puntuali (dati CRIBIS). Quando una fattura slitta oltre la scadenza entra in una vera e propria “coda”: secondo le rilevazioni Atradius, gli arretrati vengono incassati in media 35–41 giorni dopo la scadenza, a seconda del settore. Se in quei primi giorni non avvii un ciclo ordinato di promemoria: uno prima della scadenza, poi il giorno successivo, dopo una settimana, dopo due settimane e infine dopo circa un mese la fattura scivola naturalmente verso quella in coda, e più scivola più l’incasso si allontana. In sintesi: prevenire l’ingresso in coda con reminder tempestivi e canali di pagamento immediati vale più, in termini di velocità, che delegare presto all’agenzia. 1

Perché l’agenzia non è un “acceleratore magico”

Qui l’agenzia non è un acceleratore magico. Molti operatori dichiarano finestre stragiudiziali di 60–90 giorni per istruire la pratica, contattare il debitore e (spesso) proporre un piano di rientro. Funziona per aumentare la percentuale recuperata sui crediti stagionati, ma non accorcia i tempi sulle fatture appena scadute: l’agenzia entra tardi e tende a diluire il pagamento nel tempo.

Efficienza operativa: il costo nascosto del “chasing”

C’è anche un pezzo di efficienza operativa. Secondo Intrum le imprese europee spendono mediamente 73 giornate lavorative l’anno a rincorrere i pagamenti: un costo nascosto che spinge, giustamente, a voler “esternalizzare il problema”. Però la mossa che impatta davvero il time-to-cash non è saltare subito all’agenzia, ma automatizzare e orchestrare i promemoria interni, così da evitare che le fatture entrino nella coda degli arretrati.

Pagamenti istantanei UE: trasformare i “pago domani” in incassi ora

Un altro pezzo del puzzle è l’infrastruttura dei pagamenti. Dal 2024 l’UE ha adottato il regolamento sui bonifici istantanei in euro: trasferimenti entro 10 secondi, h24. Se i tuoi avvisi (email/PEC/SMS) includono link di pagamento o IBAN “instant”, trasformi molti “pago domani” in incassi immediati cosa che un piano di rientro impostato da terzi, per natura, non fa.

Termini di pagamento più lunghi, più disciplina sul sollecito

Vale la pena considerare anche l’andamento dei termini di pagamento: in Europa occidentale, secondo l’ultima rilevazione Atradius, le imprese li hanno estesi in media a 52 giorni. Tradotto: circola più credito commerciale e serve più disciplina nel processo di sollecito, per evitare di regalare altre settimane ai ritardi fisiologici.

Quando passare all’agenzia (e le scorciatoie UE sul transfrontaliero)

Quando ha senso passare all’agenzia? Quando il credito è “vecchio” (oltre i novanta giorni), contestato, estero o molto frammentato. In questi scenari l’obiettivo realistico non è la velocità ma la percentuale recuperata. Sulle posizioni transfrontaliere l’UE mette a disposizione scorciatoie giudiziarie abbastanza snelle: la European Payment Order (per crediti non contestati) che il giudice dovrebbe emettere entro 30 giorni se la domanda è completa, e la European Small Claims per importi fino a 5.000 euro (interessi esclusi), pensata per semplificare tempi e burocrazia dei micro-contenziosi. Non sono soluzioni “click-to-cash”, ma in molti casi risultano più lineari della trafila nazionale, soprattutto quando il debitore è oltreconfine.  

Via giudiziale in Italia: utile per “fare titolo”, non per correre

Se invece si imbocca la via giudiziale in Italia, il decreto ingiuntivo resta il binario principale. Dopo l’emissione, il creditore deve notificare il decreto entro 60 giorni (o 90 giorni se la notifica avviene all’estero), altrimenti perde efficacia; dal momento della notifica il debitore ha 40 giorni per pagare o proporre opposizione (termini che possono allungarsi se il debitore risiede fuori Italia). Sono passaggi utili a “fare titolo”, ma aggiungono inevitabilmente giorni al calendario: non è la strada più rapida per fatture appena scadute e non contestate, dove di norma rendono di più solleciti interni ben strutturati e metodi di incasso immediati.

Compliance & privacy: tono misurato, dati pertinenti

Un capitolo cruciale è la compliance. Anche in fase stragiudiziale, il Garante Privacy ricorda che valgono i principi di liceità, correttezza e pertinenza: niente pressioni indebite, niente contatti a terzi (clienti dei clienti, colleghi) e conservazione dei dati proporzionata allo scopo. Violare queste regole brucia reputazione e può costare sanzioni; usare script misurati e log dei contatti è più che “buona maniera”, è riduzione del rischio. 2

Checklist operativa per incassare prima

In sintesi pratica: se vuoi incassare prima, agisci prima. Invia un promemoria prima della scadenza, poi il giorno successivo, dopo una settimana, dopo due settimane e intorno al primo mese, usando canali chiari e un pagamento immediato integrato. Separa le obiezioni reali dai semplici ritardi da disorganizzazione e tieni sotto controllo pochi KPI di breve periodo: quota pagata alla scadenza, quota pagata entro due settimane e ritardo medio delle fatture scadute. Quando il credito invecchia o si complica, l’agenzia serve a massimizzare il recupero, non ad accorciare i tempi. Intanto, ogni ora tolta alla rincorsa manuale e spostata su automazione + bonifici istantanei è DSO che scende e cassa che respira.

Ecco come LIA ti può aiutare

LIA organizza i promemoria e li invia a tuo nome: uno prima della scadenza, poi il giorno dopo, dopo una settimana, dopo due settimane e intorno al primo mese. Usa i canali più efficaci: email, messaggi di testo e posta elettronica certificata e inserisce sempre un modo per pagare subito (link di pagamento o bonifico immediato).

Se il cliente è in difficoltà, propone un piano di rientro che approvi tu; se il credito invecchia, avvia un’escalation misurata fino alla diffida formale. Intanto LIA riconcilia automaticamente gli incassi, aggiorna lo stato delle fatture e ti mostra pochi numeri chiari: quanto è stato pagato in tempo, quanto entro due settimane e il ritardo medio di ciò che resta. Meno rincorse, più cassa, incassi più veloci.