Cos'è la PEC e perché conviene usarla con clienti e fornitori?

La semplice e-mail non basta più per le comunicazioni importanti. Se vuoi inviare messaggi con valore legale, tracciabili e certi, devi utilizzare la PEC (Posta Elettronica Certificata). Specialmente nel settore B2B, dove rapidità e sicurezza sono fondamentali, la PEC rende la tua comunicazione professionale, sicura e incontestabile.

Cos'è la PEC e come funziona?

La PEC è un sistema di posta elettronica certificata che garantisce legalmente l'invio e la ricezione delle email. Quando mittente e destinatario dispongono entrambi di caselle PEC, i messaggi inviati assumono lo stesso valore giuridico di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Tale validità è assicurata dalle ricevute digitali firmate dai gestori PEC accreditati presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Quando usare la PEC nel B2B?

Nel contesto B2B, la PEC è indispensabile per tutte le comunicazioni in cui serve una prova certa e legale. Può essere usata per:

• Inviare ordini o conferme d’ordine;

• Comunicare variazioni contrattuali;

• Gestire contestazioni su forniture o fatture;

• Inviare diffide, messe in mora e recessi contrattuali;

• Inoltrare richieste documentali o comunicazioni di compliance (es. privacy, sicurezza sul lavoro).

Per scambi quotidiani meno critici, come aggiornamenti o richieste operative rapide, è sufficiente l'e-mail ordinaria o il portale fornitori.

Cosa certifica la PEC (e cosa no)?

La PEC certifica data e ora di invio e consegna, ma non garantisce automaticamente il contenuto del messaggio. Se stai inviando documenti che necessitano di una forma scritta o firma digitale, assicurati di:

• Allegare documenti firmati con Firma Elettronica Qualificata (QES);

• Utilizzare sistemi di firma elettronica conformi al regolamento europeo eIDAS.

Gestione degli indirizzi PEC e come evitare errori comuni

Un errore frequente nell'uso della PEC è l'invio del messaggio all'indirizzo sbagliato. Questo rischio potrebbe invalidare la comunicazione o provocare ritardi. Verifica sempre gli indirizzi PEC attraverso il portale ufficiale INI-PEC. È consigliabile mantenere aggiornata una rubrica aziendale centralizzata che specifichi chiaramente ruolo e funzione del destinatario (amministrazione, legale, commerciale).

Nel caso in cui un’azienda disponga di più indirizzi PEC, scegli l’indirizzo più coerente con il contenuto della comunicazione. Una gestione precisa degli indirizzi evita errori e migliora l'efficienza delle comunicazioni.

Come archiviare correttamente le PEC per audit e conservazione?

Archiviare correttamente le PEC è cruciale per mantenere nel tempo il loro valore legale e probatorio. Utilizza un sistema di conservazione digitale certificato che permetta di:

• archiviare messaggi, ricevute (accettazione e consegna) e allegati;

• organizzare documenti con metadati coerenti per ricerche rapide (cliente, fornitore, pratica);

• accedere rapidamente ai documenti durante audit, verifiche fiscali o contenziosi.

Organizzazione interna e monitoraggio KPI per la gestione PEC Per sfruttare al massimo la PEC in azienda è importante definire ruoli, responsabilità e tempi di risposta. Ad esempio:

• definire chi è autorizzato ad inviare comunicazioni PEC per singoli ambiti aziendali;

• stabilire SLA (Service Level Agreement) chiari per la gestione delle PEC;

• utilizzare caselle PEC condivise e sistemi automatici di alert per gestire notifiche e problemi;

• monitorare KPI rilevanti come il tempo medio di risposta, la percentuale di PEC respinte, tempi di gestione delle contestazioni e l’impatto della PEC sul DSO (Days Sales Outstanding).

Buone pratiche operative nell’uso della PEC

Per ridurre al minimo rischi e contestazioni, segui queste semplici regole operative:

• utilizza sempre caselle PEC verso altre caselle PEC;

• indica chiaramente nell’oggetto dati essenziali come numero ordine, data fattura, codice cliente;

• preferisci formati stabili e certificati come PDF/A per gli allegati;

• verifica puntualmente gli indirizzi ufficiali su INI-PEC;

• archivia correttamente tutti i messaggi PEC, ricevute e allegati.

Conclusioni

Usare la PEC in modo strutturato con clienti e fornitori non è solo una questione di compliance normativa: è una scelta strategica per aumentare l'efficienza operativa, ridurre rischi e rafforzare la tutela legale della tua azienda. Seguendo queste linee guida, la PEC diventa uno strumento indispensabile per una gestione professionale e sicura delle relazioni commerciali B2B.