Fatture non pagate: cosa fare e cosa evitare

Se stai leggendo questa guida, è probabile che tu stia affrontando fatture non pagate o ritardi di pagamento che allungano il DSO e comprimono il cash flow. Qui trovi un percorso pratico sul cosa fare e cosa evitare, come strutturare un sollecito pagamento efficace (pre‑scadenza e post‑scadenza), come gestire le contestazioni e quando passare all’escalation formale.
Niente tecnicismi inutili: solo procedure chiare, esempi e KPI da monitorare per standardizzare la gestione crediti commerciali e ridurre i tempi di incasso.

Vedremo anche quali strumenti accelerano i pagamenti (bonifico istantaneo, Request‑to‑Pay, SEPA Direct Debit B2B) e come utilizzarli in modo concreto nei flussi operativi.

I ritardi di pagamento non sono episodici: in Italia, nel Q1 2025 i pagamenti puntuali si fermano al 44,7% e i ritardi oltre 90 giorni risalgono al 4,9%. Le differenze territoriali restano marcate (Nord più virtuoso; Sud e Isole con maggiori criticità) e alcuni settori — ristorazione e costruzioni — presentano incidenze di ritardo grave più elevate della media. Questi numeri spiegano perché “fatture non pagate” e “ritardi di pagamento” siano ancora tra i principali rischi di liquidità per PMI e professionisti. 1

Perché accade (oltre le singole eccezioni)

Le cause più frequenti dei ritardi di pagamento sono legate a fattori organizzativi (errori in fattura, ordini d’acquisto mancanti, DDT non allineati), contrattuali (termini concessi troppo lunghi o poco chiari), relazionali (timore di compromettere il rapporto commerciale) e finanziari (difficoltà di liquidità lungo la filiera).

In ambito europeo, molte aziende accettano condizioni di pagamento estese pur di non compromettere la relazione con il cliente. Tuttavia, questi ritardi indeboliscono la liquidità aziendale, ostacolano gli investimenti e peggiorano l’accesso al credito, alimentando un ciclo negativo difficile da interrompere. 2

L’impatto sul business (e come misurarlo)

Ritardi e fatture non pagate peggiorano flussi di cassa e DSO, innalzano il capitale circolante e assorbono tempo operativo del team. Misura e pubblica in dashboard poche metriche chiave:

• DSO (Days Sales Outstanding) e aging delle fatture scadute (0‑30 / 31‑60 / 61‑90 / >90).

• Percentuale fatture con contestazione e tempo medio di risoluzione.

• Tasso di promessa‑di‑pagamento (PTP) e tasso di incasso al primo contatto.
  Il DSO è il riferimento più diffuso per valutare l’efficienza d’incasso; affiancalo al Cash Conversion Cycle (CCC) per avere la vista completa sul ciclo di cassa. 3

Cosa fare: il workflow operativo per gestire una fattura non pagata

Affrontare correttamente una fattura non pagata significa seguire un processo chiaro, tracciabile e replicabile. Di seguito trovi una sequenza di azioni consigliate per aumentare l’efficacia della gestione crediti e ridurre il tempo medio di incasso.

1. Pre-sollecito (3–5 giorni prima della scadenza)

È buona prassi inviare un promemoria pochi giorni prima della scadenza, in tono cordiale ma preciso. Il messaggio deve includere l’importo da saldare, la data di scadenza, le modalità di pagamento accettate (bonifico, carta, link diretto, ecc.) e un referente interno da contattare in caso di dubbi.
Questo passaggio è utile per prevenire dimenticanze, errori amministrativi o ritardi involontari. Soprattutto in caso di clienti abituali, aiuta a mantenere il rapporto professionale e trasparente.

2. Follow-up alla scadenza

Se il pagamento non è avvenuto alla data prevista, è il momento di inviare un sollecito formale. Il messaggio deve essere tracciabile (via email, PEC o tramite un portale clienti), chiaro nel contenuto e completo di tutti gli elementi necessari al pagamento: importo esatto, IBAN o link di pagamento, causale da indicare, eventuali riferimenti alla fattura.
Mantieni un tono professionale e neutro: l’obiettivo è facilitare l’azione del cliente, non generare attrito.

3. Verifica documentale immediata in caso di contestazione

Se il cliente solleva una contestazione, è essenziale agire tempestivamente. Recupera e verifica tutta la documentazione rilevante: ordine d’acquisto, contratto, DDT, eventuali note di credito o accordi scritti. Una risposta rapida e precisa può risolvere il disguido senza compromettere il rapporto commerciale, evitando ritardi aggiuntivi e dimostrando professionalità.

4. Piano di rientro (se necessario)

In alcuni casi, può essere utile proporre un piano di rientro personalizzato, ma solo se il cliente dimostra collaborazione. Il piano deve avere scadenze precise, importi chiari e conferma scritta da entrambe le parti.
Evita accordi “a voce” o troppo flessibili: meglio una soluzione sostenibile e formalizzata che rimandare senza certezza.

5. Escalation graduale

Se il ritardo persiste nonostante i solleciti, attiva un percorso di escalation. Inizia con un promemoria più formale, poi se non ottieni risposte procedi con una comunicazione legale come una messa in mora.
L’escalation deve essere strutturata, proporzionata e coerente con la policy interna: evita di forzare troppo presto, ma non aspettare troppo a lungo.

6. Chiusura e aggiornamento del profilo cliente

Una volta risolta la situazione — con incasso o con passaggio al recupero legale — è fondamentale aggiornare lo score di rischio del cliente e rivedere le condizioni commerciali (es. termini di pagamento futuri).
Analizza cosa ha funzionato e cosa no: ogni caso è un’occasione per migliorare il processo e prevenire ritardi futuri.

Un piccolo suggerimento che posso darti è quello di standardizzare il processo: crea template personalizzabili per ogni fase (pre-sollecito, follow-up, piani di rientro), definisci soglie e tempistiche di escalation, e centralizza tutta la documentazione (fatture, comunicazioni, allegati, esiti) in un’unica piattaforma. Questo ti permette di reagire rapidamente, ridurre gli errori e migliorare l’efficienza complessiva della gestione crediti.

Cosa evitare

• Solleciti generici o non tracciabili (telefonate senza riscontro scritto, IBAN comunicati in modo informale).

• Concessioni “a voce” su date o importi: senza conferma scritta aumentano il contenzioso.

• Trattare tutti i clienti allo stesso modo: priorità e tono cambiano per rischio, storico e valore.

• Escalare troppo presto o troppo tardi: entrambe le scelte peggiorano l’esito (o il rapporto).

Incassare più in fretta: leve tecniche che funzionano

Oltre alla gestione dei solleciti, esistono strumenti tecnici che possono accelerare in modo concreto l’incasso delle fatture. Integrare queste modalità nel proprio flusso di lavoro significa ridurre le frizioni nei pagamenti, migliorare la puntualità e diminuire il DSO.

• Pagamenti istantanei (SCT Inst): Permettono di ricevere un bonifico in meno di 10 secondi, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

  A partire dal 2025, tutti gli istituti finanziari dell’area euro saranno obbligati a supportare la ricezione e successivamente anche l’invio dei bonifici istantanei, secondo quanto previsto dal nuovo regolamento europeo. Offrire questa opzione al cliente riduce i tempi tecnici di incasso ed elimina inutili attese da calendario. 3

• Request‑to‑Pay (SRTP): È una funzionalità che consente di inviare una richiesta di pagamento precompilata, con importo, scadenza e causale già inseriti. Il cliente riceve la richiesta e può autorizzare il pagamento con pochi clic, senza bisogno di inserire manualmente dati o coordinate.

  È particolarmente utile per solleciti automatici, piani di rientro e per clienti che preferiscono evitare la compilazione manuale del bonifico. 4

• SEPA Direct Debit B2B (addebito diretto): Ideale per contratti ricorrenti, canoni mensili o clienti abituali. Consente di programmare l’addebito automatico sul conto corrente del cliente alla data concordata. Riduce drasticamente il rischio di ritardi e rende il processo di incasso completamente automatizzato, pur mantenendo il controllo e la tracciabilità delle operazioni. 5

CONCLUSIONI

In un mercato dove la puntualità nei pagamenti è tutt’altro che scontata, adottare strumenti digitali efficaci può fare la differenza.

Tecnologie come i pagamenti istantanei, le richieste digitali di pagamento (Request-to-Pay) e gli addebiti diretti SEPA B2B non sono soluzioni future, ma già disponibili e concrete. Integrarle significa ridurre i tempi di incasso, snellire le attività amministrative e offrire ai clienti modalità di pagamento semplici, rapide e tracciabili.

Accelerare gli incassi non è solo una questione finanziaria: è un modo per migliorare la gestione complessiva dei crediti e rafforzare la solidità operativa dell’azienda.